Un langage simple, clair et concis

HR4-97/2023F-PDF
978-0-660-48776-2

La Loi canadienne sur l'accessibilité et le Règlement canadien sur l'accessibilité exigent que les organismes sous réglementation fédérale préparent et publient :

• des plans sur l'accessibilité;
• des descriptions de processus de rétroaction;
• des rapports d'étape.

Les organismes doivent rédiger ces documents dans un langage simple, clair et concis.

La présente page Web comprend des astuces et des ressources pour aider les organismes à respecter cette exigence. Les organismes doivent également lire les lignes directrices pour un langage simple, clair et concis du gouvernement du Canada.

Qu'est-ce qu'un langage simple, clair et concis?

Un langage simple, clair et concis est une façon de communiquer qui est facile à lire et à comprendre. On parle aussi de « langage clair ». Ce style d'écriture :

• Met l'accent sur les besoins des lecteurs
• Utilise un langage de tous les jours plutôt que des termes techniques
• Décompose les renseignements complexes pour les rendre plus faciles à suivre
• Présente les idées de manière logique

Un langage simple, clair et concis permet de réduire les obstacles à la communication. Il rend les documents écrits plus accessibles à tous, y compris aux personnes présentant différents types de handicaps, de compétences linguistiques et de niveaux d'alphabétisation.

Lignes directrices et normes

Les organismes du gouvernement fédéral doivent suivre les lignes directrices sur l'accessibilité des produits et des activités de communication du Conseil du Trésor du Canada. D'autres organismes peuvent également utiliser ces lignes directrices pour améliorer l'accessibilité de leurs documents.

Le Canada ne dispose pas encore d'une norme officielle sur le langage simple, clair et concis. Normes d'accessibilité Canada (NAC) est en train d'élaborer une norme sur le langage simple, qui est actuellement étudiée par un comité d'experts. NAC prévoit un examen public de la norme au cours de l'hiver 2023. Une fois que la norme aura atteint sa forme définitive, le gouvernement du Canada pourra alors la transformer en règlement.

Les astuces ci-dessous peuvent vous aider à rédiger vos documents dans un langage simple, clair et concis.

Astuces

Planification

Connaissez vos lecteurs

Avant de commencer à écrire, posez-vous les questions suivantes :

• Qui lira vos documents?
  • Vos plans sur l'accessibilité, votre processus de rétroaction et vos rapports d'étape seront mis à la disposition du grand public, qui comprend des personnes ayant des handicaps, des niveaux d'alphabétisation et des compétences linguistiques différents.
  • Le commissaire à l'accessibilité et son équipe peuvent également examiner ces documents lors de leurs inspections.
• De quels renseignements vos lecteurs ont-ils besoin?
  • Qu'est-ce que les personnes chercheront à savoir lorsqu'elles liront ces documents?
  • Quels sont les messages clés que vous souhaitez communiquer à vos lecteurs?
• À quel point vos lecteurs connaissent-ils votre organisme et son travail?
  • Ne présumez pas que les lecteurs ont le même niveau de connaissance que vous.
  • Le grand public devrait pouvoir comprendre ces documents.
• Quels types d'obstacles les lecteurs peuvent-ils rencontrer lorsqu'ils lisent ces documents?
  • Les obstacles peuvent être liés aux handicaps des personnes (exemples : cognitifs, d'apprentissage, intellectuels, de communication), au niveau d'alphabétisation et aux compétences linguistiques.
  • Comment pouvez-vous adapter votre style d'écriture pour atténuer ces obstacles?

Gardez ces questions à l'esprit lorsque vous planifiez, rédigez et révisez vos documents.

Organisez vos idées

• Créez une ébauche pour vous aider à rester sur la bonne voie lorsque vous écrivez.
• Divisez votre contenu en sujets et en sections avec des titres courts.
  • Veillez à inclure toutes les rubriques requises suivantes dans votre plan sur l'accessibilité : Renseignements généraux, Domaines énumérés à l'article 5 de la Loi canadienne sur l'accessibilité (rubriques distinctes pour chaque domaine pertinent), et Consultations.
• Organisez vos idées de manière logique.
• Mettez les renseignements les plus importants au premier plan.

Rédaction

Vocabulaire

• Utilisez un langage courant que la plupart des personnes connaissent.
  • Si vous devez utiliser des termes techniques, expliquez-les.
• Utilisez des mots courts et simples, dans la mesure du possible.
• Soyez cohérent avec les mots que vous utilisez.
  • Exemple : Appelez toujours votre plan sur l'accessibilité « un plan » ; ne l'appelez pas différemment, comme une stratégie, un projet ou un programme.
• Évitez les abréviations et les acronymes, dans la mesure du possible.

Phrases

• Utilisez des phrases courtes.
• Ne présentez qu'une seule idée par phrase.
  • Si vous combinez deux idées en une seule phrase, utilisez des mots de liaison (exemples : mais, et, si, parce que).
• Utiliser des structures de phrases simples et directes (sujet, verbe, complément).
  • Exemple : Au lieu de : « Les personnes en situation de handicap ont été consultées par notre organisme », dites : « Notre organisme a consulté des personnes en situation de handicap. »

Paragraphes

• Divisez votre texte en paragraphes. Chaque paragraphe doit mettre l'accent sur un seul sujet.
• Les paragraphes doivent être courts (5 ou 6 phrases).

Mise en page

• N'encombrez pas votre document. Laisser de l'espace entre les paragraphes et les sections.
• Utilisez des listes de points centrés puces.

Révision

Éditez

• Relisez attentivement vos documents pour vous assurer qu'ils sont faciles à suivre et à comprendre.
• Supprimer les mots, les phrases, les renseignements et les répétitions inutiles. Ne distrayez pas les lecteurs avec des détails qui ne sont pas essentiels.

Testez

• Demandez à des personnes de votre public cible d'examiner vos documents. Demandez-leur si les renseignements sont faciles à trouver, à lire, à comprendre et à utiliser.
  • Consulter des personnes handicapées peut vous aider à éliminer et à prévenir les obstacles dans vos écrits.
• Les outils numériques (formules de lisibilité) peuvent évaluer le niveau de lecture de votre texte. Ils mesurent la longueur moyenne de vos phrases et de vos mots.
  • Microsoft Word dispose d'un outil pour les documents en anglais, et Scolarius est un outil similaire pour les documents en français.