Directives sur les documents de planification et rapports conjoints

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No de catalogue : HR4-99/2024F-PDF
ISBN : 978-0-660-49353-4

Documents de planification et rapports conjoints

Dans certains cas, les organisations peuvent être en mesure de travailler ensemble pour satisfaire aux exigences de la Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA) et du Règlement canadien sur l’accessibilité (RCA) :

  • Plans sur l’accessibilité
  • Description des processus de rétroaction
  • Rapports d’étape

Les organisations peuvent être en mesure d’élaborer des documents de planification et des rapports conjoints si elles partagent les mêmes politiques, programmes, pratiques et services, ou si elles ont des politiques, des programmes, des pratiques et des services similaires pour leurs clients, leurs employés et les autres personnes qui traitent avec elles.

Ces organisations peuvent être étroitement liées. Ainsi, il peut s’agir d’organisations faisant partie de la même famille d’entreprises. Il est question de famille d’entreprises lorsqu’une société (société mère) contrôle et possède des actions dans une ou plusieurs autres sociétés (filiales).

Les organisations du gouvernement fédéral peuvent également être étroitement liées. C’est le cas, notamment, des organisations qui rendent compte au Parlement par l’intermédiaire du même ministre, qui sont assujetties au même cadre législatif ministériel ou qui constituent une filiale d’une société d’État.

Par contre, les plans conjoints ou communs peuvent ne pas être appropriés dans le cas d’organisations n’ayant qu’un lien superficiel ou qui exercent des fonctions distinctes et non liées, ce qui entraîne un chevauchement limité entre leurs politiques, leurs programmes, leurs pratiques et leurs services.

Les organisations qui publient des documents de planification et des rapports conjoints doivent, individuellement :

  • Respecter toutes les exigences de la LCA et du RCA (y compris aviser le commissaire à l’accessibilité) en ce qui concerne leur propre organisation.
  • Démontrer qu’elles respectent ces exigences.
  • Participer à des inspections pour vérifier leur propre conformité.

Les documents de planification et rapports conjoints doivent mentionner chaque organisation visée. Ces documents doivent indiquer les politiques, programmes, pratiques et services communs à toutes les organisations mentionnées dans les documents et rapports, ainsi que les politiques, programmes, pratiques et services propres à chacune d’entre elles.

Lors de l’élaboration d’un plan sur l’accessibilité conjoint, les organisations doivent s’inspirer de l’objectif de la LCA. Elles doivent donc identifier les obstacles qui existent au sein de chaque organisation, définir les critères ou les mesures à prendre pour éliminer ces obstacles afin que les progrès de chaque organisation dans la mise en œuvre du plan puissent être mesurés, et veiller à ne pas créer de nouveaux obstacles. Ainsi, même s’il peut être plus efficace de préparer des plans sur l’accessibilité communs lorsque les organisations sont étroitement liées, les plans doivent néanmoins être exhaustifs et identifier clairement les obstacles liés aux politiques, aux programmes, aux pratiques et aux services propres à chaque organisation, ainsi que la manière dont ces obstacles seront éliminés.

Un processus de rétroaction conjoint peut faire en sorte qu’une seule personne soit désignée responsable de la réception de la rétroaction pour un groupe d’organisations. Les rapports d’étape conjoints doivent tenir compte des commentaires reçus au sujet de chacune des organisations du groupe.

Les organisations peuvent publier leurs documents de planification et rapports conjoints sur la même page web ou dans le même site web si elles utilisent les mêmes plateformes numériques pour communiquer avec le public.

Aviser le commissaire à l’accessibilité

Chaque organisation est tenue d’aviser individuellement le commissaire à l’accessibilité lorsqu’elle publie un document de planification et rapport conjoint. Pour ce faire, elles peuvent utiliser le portail Aviser le commissaire à l’accessibilité. Les organisations qui publient leurs documents conjoints sur la même page web ou dans le même site web peuvent inclure les mêmes adresses URL dans leurs avis.

Les organisations doivent également envoyer un courriel à info.com@chrc-ccdp.gc.ca pour informer le commissaire à l’accessibilité de la publication d’un document de planification et rapport conjoint.

Autre option : Consultations conjointes

Les organisations peuvent également organiser des consultations conjointes auprès des personnes en situation de handicap en ce qui concerne leurs documents de planification et rapports individuels ou conjoints. Les organisations qui organisent des consultations conjointes devraient le mentionner dans leurs plans sur l’accessibilité et leurs rapports d’étape. Outre tous les autres renseignements requis, elles devraient dresser la liste de toutes les organisations ayant collaboré aux consultations.

Lors de l’inspection, chaque organisation doit être en mesure de démontrer que la consultation conjointe était pertinente pour ses propres politiques, programmes, pratiques et services et, comme il est indiqué ci-dessus, de prouver qu’elle respecte ces exigences.